Ефективна комунікація – це системне зміцнення довіри у громаді та просування стратегічних меседжів розвитку. Аби використовувати всі можливості та комунікувати ефективно необхідно створити чіткий дієвий план. Саме цього вчились представники громад-партнерів Програми USAID DOBRE під час серії тренінгів «Комунікаційний план. Тренінг із покрокового спільнотворення», який організував Український кризовий медіа-центр.
Чим комунікаційний план відрізняється від стратегії та чому громаді потрібні обидва документи? Чому громадам важливо комунікувати ефективно? Та яким є дієвий комунікаційний план? Читайте у матеріалі Українського кризового медіа-центру.
«Від місцевого самоврядування залежить повсякденне життя людей у громаді, доступ до послуг, вплив на побудову інфраструктури. В умовах війни органи місцевого самоврядування для багатьох стали важливою опорою. Щоб люди розуміли, що відбувається у громаді, підтримували її діяльність, довіряли – необхідна ефективна комунікація. Комунікація приносить результати, коли вона системна і постійна. А керівникам, відповідальним за комунікацію з громадськістю та мешканцями, важливо знати правила комунікації та особливості її планування. Тому для зрозумілого і системного інформування, переконання та залучення людей Програма DOBRE вчить комунікаціників та лідерів громад розробляти дієві комунікаційні плани», – Ірина Малик, керівниця координації децентралізації УКМЦ DOBRE.
Під час серії тренінгів, який проходив протягом лютого, учасники пройшли теоретичне знайомство із принципами комунікації. Також ознайомилися із досвідом Естонії – Андрес Анвельт, старший експерт Practnet i AA Consulting (Естонія) розповів про основи комунікації місцевого самоуправління – чого очікують держава та жителі, інструменти комунікації місцевого самоврядування, залучення людей в життя громад та вплив на небажану поведінку. І, звісно, учасники відпрацьовували навики дієвого планування під час практичної роботи у групах. Ключові практичні поради – читайте у нашому матеріалі.
Чому громадам зараз особливо важливо комунікувати ефективно?
Навчання «Комунікаційний план. Тренінг із покрокового спільнотворення» пройшли 26 громад-партнерів Програми DOBRE із 8 областей: Харківської, Чернігівської, Запорізької, Дніпропетровської, Кіровоградської, Тернопільської, Івано-Франківської, Чернівецької. Це 48 учасників – відповідальні за комунікації, заступники голів громад, секретарі селищних рад, голови громад – ті люди, які відповідають за ефективність комунікації у громаді та знають її важливість.
«Ефективна комунікація у громаді – це запорука успішного розвитку громади, побудови ефективних взаємин між органами місцевого самоврядування та населенням. Завдяки успішно налагодженій комунікації ми безболісно пройшли період, коли Ніжин 38 днів був в оточенні у лютому-березні минулого року. Ми виконуємо наше основне завдання: налагоджуємо довіру до влади і тим самим підтримуємо позитивний імідж громади. Тренінги Українського кризового медіа-центру дали нашій команді достатньо знань, щоб посилити свою присутність у соціальних мережах. Завдяки впровадженню набутих знань налагодиться обмін інформацією у громади і з внутрішньою, і з зовнішньою аудиторіями, що створить привабливий інвестиційний клімат», – зазначив Семен Пустовіт, начальник інформаційно-аналітичного відділу та комунікації з громадськістю Ніжинської громади Чернігівської області.
Ефективний комунікаційний план передбачає використання всіх можливостей комунікації. І йдеться не лише про заяви в ЗМІ, роботу в соцмережах тощо. А і про те, як поетапно комунікувати події та зміни в громаді: від задуму до результату.
«На мою думку важливо комунікувати з громадою, щоб зрозуміти напрям і думку мешканців. Адже найбільше багатство будь-якої громади – це люди. Бачимо тенденцію, що якщо люди мало поінформовані, то вони розгублені, мають відчуття злості, агресії, часто додумують самі та фантазують. Коли людина розуміє, що відбувається у громаді, то відчуває наповненість та впевненість в завтрашньому дні, – говорить Мар’яна Кузьмін, секретар Підволочиської селищної ради Тернопільської області. – Я завжди старалася комунікувати, надавати інформацію. Після навчання зловила себе на думку, що не вся інформація була вчасно. Тобто висвітлювався факт події, яка відбулася. А важливо також анонсувати подію, щоб зацікавлені могли відчути їхню участь».
І головне: як зрозуміти чи ваша комунікація спрацювала? Звісно, аналізувати результати та досліджувати зворотній зв’язок.
«Під час навчання на тренінгу з покрокового спільнотворення я почерпнула, як зрозуміти себе і проаналізувати ситуацію, щоб можна було ефективно отримати результати комунікації. Бо в комунікації – зворотній зв’язок – це критерій оцінки надання нами послуг: чи якісно ми їх надаємо, чи в повній мірі. Не комунікуючи з громадою, чи із зовнішніми споживачами послуг важко розуміти, чи врахували ми всі потреби. Бо інколи те, що хоче ОМС не збігається із тим, чого хоче громада, – каже Людмила Макаренко, заступниця голови Чугуївської громади Харківської області. – Щоб ефективно комунікувати потрібно створити комунікаційний план. Чітко визначити дії: що будемо робити, з ким працювати, на яку цільову авдиторію сконцентрувати свою увагу, щоб досягнути цілей. Важливо мати прописаний план, бо в рутині можеш забути важливий напрямок. А у комунікаційному плані це все буде враховано. Тому дякую Українському кризовому медіа-центру, тренерам за цікавий та важливий захід».
Чому громаді важливо мати і комунікаційну стратегію, і план?
У попередній серії тренінгів до повномасштабного вторгнення Український кризовий медіа-центр у рамках Програми USAID DOBRE навчав громади створювати комунікаційні стратегії. У новому етапі програми громади вдосконалюють навички та готують комунікаційні плани, які дозволяють не тільки спланувати роботу, а і оцінити її дієвість. Один документ без іншого ризикує залишитися написаними текстами у теці документів громади. Аби вони працювали на громаду – їх необхідно чітко прописати і працювати над їх виконанням. Тож чим комунікаційний план відрізняється від стратегії та чому громаді потрібні обидва документи?
Комунікаційна стратегія – це дороговказ, сформований із ключових повідомлень для громади на декілька років вперед, що охоплює всі сфери життя громади. У стратегії прописано цілі, завдання, важливі ключові повідомлення до конкретних авдиторій за обраними комунікаційними каналами.
Комунікаційний план – це інструмент реалізації комунікаційної стратегії. Це план подій, активностей, через який відбувається системне та регулярне спілкування з громадою. План також передбачає оцінку успішності та ефективності комунікації.
Ключові повідомлення визначаються стратегією, а втілюються – в рамках плану, який і допомагає перевірити ефективність дій.
Яким має бути дієвий комунікаційний план?
Ефективний комунікаційний план – це той, який не залишається просто написаним документом, а який втілюють люди та отримують зворотній зв’язок. І головне: комунікація приносить результати, коли вона системна і постійна.
Отож, ефективний комунікаційний план:
– містить ключові повідомлення, які треба донести до громади,
– фіксує інструменти, якими ці повідомлення будуть доноситись (події, публікації у ЗМІ та соцмережах),
– визначає частоту використання тих чи інших інструментів (щомісячно, щоквартально, щотижнево),
– структурує авдиторію,
– визначає відповідальних осіб,
– містить вимірювані показники для визначення ефективності різної комунікації,
– допомагає долати існуючі в громаді комунікаційні бар’єри.
Ефективний комунікаційний план має 5 ключових цеглин:
1. Комунікаційна ціль – це великий загальний результат, якого ви хочете досягти щодо конкретної проблеми, напрямку.
2. Комунікаційні завдання – це конкретні дії, які вам треба виконати, щоб досягти комунікаційних цілей. Комунікаційні завдання повинні бути чіткі та вимірювальні в часі.
3. Цільові авдиторії – це групи або категорії населення, чия діяльність тісно пов’язана з життєдіяльністю територіальної громади, як у формальний, так і в неформальний спосіб.
4. Ключове повідомлення, яке передбачає чотири елементи: гачок (цікава історія із визначенням потреби та рішення), тіло повідомлення (просте зрозуміле формулювання для конкретної авдиторії), фокус повідомлення (для оптимізації кількості контактів), перехід до дії (визначення мультиканальності повідомлення).
5. Канали комунікації, які будуть використовуватися для досягнення комунікаційної цілі. Дослідіть, з яких джерел ваші жителі отримують інформацію, зокрема, інформацію про життя громади.
Коли всі 5 цеглин – чіткі та продумані, то ваш комунікаційний план буде міцним. Зрештою, громада зможе побудувати ефективну комунікацію та зміцнити довіру.
Як переконатися, що ваша комунікація ефективна? Простий тест із запитання, на який можна відповісти «так» або «ні»:
- Люди отримують чесні вчасні повідомлення?
- Представники самоврядування говорять про те, що цікавить, турбує, залучає громаду?
- Повідомлення сформульовані простою мовою та аргументовані?
- Люди у громаді діляться між собою не чутками, а офіційною інформацією?
- Є відчуття безпеки в середині громади та відкритість місцевої влади?
Якщо на всі питання ви відповіли «так» – вітаємо, ваша комунікація є досконалою. Якщо ж серед відповідей є «ні» – це означає, що є куди вдосконалюватись. І практичні поради, описані вище у тексті, можуть вам у цьому допомогти. Аргумент простий: комунікація зміцнює довіру у громаді, а це сьогодні надзвичайно важливо.
І головне – комунікація приносить результати, коли вона системна і постійна.
*** Матеріал підготовлено за підсумками серії тренінгів «Комунікаційний план. Тренінг із покрокового спільнотворення», який організував Український кризовий медіа-центр у рамках Програми USAID DOBRE.
***
Програма USAID «Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE) – це дев’ятирічна програма, що виконується Глобал Ком’юнітіз (Global Communities) та фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID). Програма DOBRE тісно співпрацює зі 100 територіальними громадами (ТГ) у десяти областях України, щоб допомогти їм реалізувати переваги та справитися із викликами, які приносить децентралізація. Програма DOBRE надає технічну та матеріальну підтримку ТГ задля допомоги їм здійснювати урядування відкрито та підзвітно; відповідати на потреби громадян; підтримувати активну залученість громадян до прийняття рішень та вироблення політик. Підтримка з боку Програми DOBRE враховує низку секторів: стратегічне планування; просторове планування; фінансове управління; надання муніципальних послуг; місцевий економічний розвиток; зміцнення спроможності органів місцевого самоврядування; практики доброго урядування; а також гендерно орієнтовані та молодіжні політики.
Упродовж 2022-2025 років Програма DOBRE співпрацюватиме напряму із щонайменше з 60 ТГ України, аби допомогти їм подолати наслідки війни, відновити та відбудувати, і продовжувати їхню траєкторію позитивного та сталого розвитку. Партнерами Глобал Ком’юнітіз у консорціумі виконавців Програми DOBRE є Український кризовий медіа-центр (УКМЦ), Фонд розвитку місцевої демократії (FSLD/FRDL) та Малопольська школа публічної адміністрації при Краківському університеті економіки (MSAP/UEK), Польща.