«Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE)
Підтримка розвитку об’єднаних територіальних громад України
ЗАПИТ НА ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ № RFP 0014
Оцінка управління фінансами
Дорожня карта до вдосконалення управління фінансами та бюджетного планування
Дата запрошення: 21 лютого 2017 р.
Термін подання заявок: 17 березня 2017 р.
Організація «Ґлобал Ком’юнітіз» твердо дотримується принципу рівних можливостей без урахування раси, кольору шкіри, ставлення до релігії, гендеру, сексуальної орієнтації, національної або етнічної належності, віку або інвалідності.
І. Огляд
Організація «Ґлобал Ком’юнітіз» виконує в Україні програму DOBRE («Децентралізація приносить кращі результати та ефективність», «ДОБРЕ»), що фінансується відділом демократії та врядування представництва Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) в Україні. Цей п’ятирічний проект, реалізація якого розпочалась 8 червня 2016 року, покликаний дати лідерам новоутворених об’єднаних територіальних громад (ОТГ) можливість ефективно враховувати пріоритети шляхом ефективного управління ресурсами, підвищувати якість громадських послуг, стимулювати розвиток місцевої економіки й розширювати участь громадян у суспільному житті. Програма «ДОБРЕ» має на меті допомогти новоствореним ОТГ розвиватись і процвітати, будучи при цьому взірцем для інших поселень, митивуючи їх до об’єднання. Одним із підходів до досягнення цієї мети стане підвищення дієвості та ефективності систем і процесів управління фінансами у об’єднаних територіальних громадах-партнерах завдяки зусиллям програми «ДОБРЕ».
Через процес оцінки управління фінансами (FMA або ОУФ) програма «ДОБРЕ» задокументує та оцінить усі фінансові та бюджетні операції, процедури й процеси, й розробить технологічну карту для кожної сфери діяльності. Ця технологічна карта дасть змогу з’ясувати якість дотримання положень законодавства України, нормативно-правових актів Міністерства фінансів України, а також ступінь відповідності вимогам міжнародної передової практики. У ній буде визначено операції, процеси та практичні заходи, що потребують коригування та удосконалення, а також прогалини, вузькі місця та неддоліки із детальним описом кроків, необхідних для їх усунення за кожним напрямком діяльності. При цьому враховуватимуться навички та здібності працівників ОТГ-партнерів, які потребують удосконалення.
Програма «ДОБРЕ» шукає висококваліфіковану та досвідчену організацію для виконання оцінки фінансового управління в усіх об’єднаних територіальних громадах-партнерах програми «ДОБРЕ» в семи областях України:
Харківській, Дніпропетровській, Херсонській, Кіровоградській, Миколаївській, Івано-Франківській та Тернопільській.
Цей запит на подання заявок адресований організаціям (зокрема, НУО, закладам освіти, приватним підприємствам, консорціумам, групам консультантів тощо), які мають досвід в питаннях фінансового управління й бюджетного планування в органах місцевого самоврядування, бажано, на рівні територіальних громад. Ключовим пріоритетом і головною метою стане оцінювання та картування всіх аспектів систем, практик та процесів фінансового управління й бюджетного планування на рівні громад-партнерів програми «ДОБРЕ», виявлення в них слабких місць і недоліків, а також опрацювання плану заходів із їх усунення або виправлення (див. розділ VII «Критерії відбору», де докладніше описано процес оцінювання організацій-заявників).
- Опис проекту «ДОБРЕ»
Чимало з утворених останнім часом об’єднаних територіальних громад, якщо не всі вони, недостатньо спроможні успішно виконувати свої нові обов’язки, що лягли на їхні плечі у зв’язку з децентралізацією та об’єднанням. Крім того, сам процес об’єднання, що відбувався останнім часом, теж створював певні труднощі у зв’язку з необхідністю інтегрування в єдину та послідовну систему різноманітних практичних методів роботи різних органів місцевого самоврядування. Виникнення таких труднощів у сфері бюджетного планування та управління фінансами може буквально паралізувати життя громади. Часто буває так, що системи, процеси та практика бюджетного планування й фінансового управління не відповідають вимогам законодавства, нормативам та правилам передової міжнародної практики. Це призводить до неефективного управління наявними ресурсами, а також створює можливості для непрозорої діяльності, що веде до корупції. Обидва ці процеси можуть зруйнувати довіру місцевих мешканців до своєї спроможності управляти ресурсами та ухвалювати рішення в якнайкращих інтересах усієї територіальної громади. Для належного здійснення реформи з децентралізації та здобуття підтримки всіх мешканців, громадам необхідно вдосконалити управління фінансами та бюджетне планування, зробивши їх більш надійними, гідними довіри та прозорими.
Міжнародна команда програми «ДОБРЕ», на чолі з організацією «Ґлобал Ком’юнітіз», поєднує в собі великий обсяг знань і практичного досвіду у сфері децентралізації та розвитку територіальних громад. Модель розвитку громад від «Ґлобал Ком’юнітіз» регулює загальний підхід програми «ДОБРЕ» та зміст її діяльності за різними напрямками надання підтримки. Польська «Фундація підтримки місцевої демократії» (FSLD, надалі «ФДМД») та Малопольська школа державного управління (MSPA, надалі «МШДУ») використовуватимуть свій власний практичний досвід і стратегії розвитку місцевого самоврядування, що успішно застосовувались у Польщі. Український кризовий медіа-центр (УКМЦ) та громадська організація SocialBoost вестимуть роботу за напрямком комунікації та інформування громадськості, залучення громад і впровадження стратегій електронного урядування для підвищення якості громадських послуг і зміцнення прозорості врядування. Національний демократичний інститут (НДІ) надаватиме новим об’єднаним територіальним громадам допомогу в приверненні уваги до питань гендерної рівності та необхідності розв’язання проблем ВПО в нових програмах.
Цей консорціум у складі міжнародних і місцевих організацій проведе ряд практичних тренінгів, виїзних консультацій та заходів із залучення громад, наслідком яких мають стати місцеві стратегії розвитку об’єднаних територіальних громад, а також набір «планів дій», покликаних забезпечити досягнення відчутних результатів. Процес стратегічного планування на основі потреб громад дасть змогу опрацювати чітко визначені проекти, покликані підвищити якість громадських послуг, стимулювати економічний розвиток і підвищити якість життя у громадах.
Щоб доповнити знання та досвід партнерів програми «ДОБРЕ», організація «Ґлобал Ком’юнітіз» шукає організацію, яка має час і досвід, необхідний для проведення ретельної оцінки всієї діяльності, процедур і практики у сфері управління фінансами для виявлення слабких місць і недоліків, надання чітких і реалістичних рекомендацій щодо виправлення ситуації.
Відібрана організація тісно співпрацюватиме з партнерськими ОТГ та ключовими зацікавленими сторонами під час проведення оцінки та опрацювання раціональних рішень з удосконалення управління фінансами. Проведені оцінки та надані рекомендації мають чітко визначати напрямок діяльності ОТГ-партнерів із подальшого вдосконалення управління фінансами навіть у період після завершення реалізації програми «ДОБРЕ».
III. Обсяг та результати робіт
Програма «ДОБРЕ» обере, як мінімум, одну організацію за результатами процесу відкритого конкурсного відбору. З урахуванням часових обмежень, браку спроможностей та/або ресурсів у організацій-заявників програма «ДОБРЕ» може на власний розсуд залучити кілька організацій. Буде відібрано організацію (організації), що спроможна в якнайкращий спосіб робити внесок в успішну реалізацію заходів, передбачених програмою «ДОБРЕ» і одночасно спроможна підтримувати стале вдосконалення управління фінансами на місцевому рівні після завершення реалізації програми «ДОБРЕ».
У рамках партнерства з програмою «ДОБРЕ» кожна з відібраних організацій зобов’язується виконати повномасштабну комплексну оцінку діяльності, процедур і процесів з управління фінансами в кожній із ОТГ-партнерів. Зазначені організації мають налагодити добрі робочі відносини з посадовими особами ОТГ, які відповідають за управління фінансами, а також із іншими ключовими зацікавленими сторонами. Під час ретельного оцінювання діяльності, процедур і практики їм слід діяти об’єктивно, одночасно розвиваючи стосунки для того, щоб забезпечити повноту оцінювання та розробку реалістичних рекомендацій, які ОТГ ефективно реалізують. Відібрана організація (організації) надаватиме підтримку й буде наставником для працівників ОТГ на місцях, залучаючи їх до процесу та даючи можливість добре розібрались у методиці, одержаних результатах і шляхах реалізації рекомендацій у майбутньому, з одночасним забезпеченням результативного проведення зовнішнього оцінювання. Кожна з відібраних організацій проведе повне вивчення та картування всієї діяльності у сфері управління фінансами. Ця робота проводитиметься шляхом співбесід із ключовими працівниками, вивчення документів, безпосередніх спостережень та застосування інших методик, рекомендованих організацією для виконання цих завдань. Організація ретельно задокументує операції, процедури та практику, пов’язані з усією діяльністю, що здійснюється на даний час у сфері управління фінансами, та складе відповідну карту. Вона чітко визначить усі наявні недоліки, вузькі місця та прогалини. Вона розробить комплекс заходів, покликаних виправити всі виявлені вади, усунути прогалини та вузькі місця. Для реалізації відповідних заходів з виправлення ситуації може знадобитись чимало часу й опісля завершення реалізації програми «ДОБРЕ», тому рекомендації, складені за результатами оцінювання, мають бути достатньо детальними для того, щоб посадові особи ОТГ мали можливість повністю розібратись у зроблених спостереженнях і необхідних заходах із виправлення ситуації. Конкретні заходи та результати робіт за програмою включатимуть у себе, зокрема, таке:
- Підписання кожною з відібраних організацій грантової угоди з програмою «ДОБРЕ», в якій буде визначено напрямки співробітництва та взаємні зобов’язання.
- Щодо кожної ОТГ-партнера організація надасть загальний опис громади, органів місцевого самоврядування та загальної структури її діяльності у сфері управління фінансами, включаючи, зокрема, схему організаційної структури.
- У кожній ОТГ-партнері оцінювання проводитиметься за такими напрямками:
- платежі (в розрізі типів, включаючи заробітну плату, капітальні видатки, фінансування поточних операцій тощо);
- управління коштами (в тому числі, робота з готівковими коштами, управління казначейськими та банківськими рахунками тощо);
- здійснення закупівель (усі аспекти закупівлі товарів і послуг у розрізі типів);
- збору доходів (усі джерела, передбачені законодавством і нормативними актами);
- адміністрування доходів (яким чином здійснюється управління процесом збирання, включаючи оцінювання обсягів надходжень);
- бухгалтерський облік (ведення бухгалтерських книг, облік операцій тощо);
- виконання бюджету;
- управління активами (система виявлення та супроводу активів, продаж або надання в оренду земельних ділянок і будівель тощо);
- бюджет і фінансова звітність;
- аудит;
- процес формування бюджету, в тому числі, використання даних і залучення населення до процесу;
- процес затвердження бюджету;
- формування бюджетів із урахуванням гендерних питань («гендерно-чутливе бюджетування»).
- У кожній ОТГ-партнері відібрана організація (організації) ознайомиться з кожним із напрямків управління фінансами й надасть детальний опис діяльності, процедур і процесів за відповідним напрямком. Організації складуть технологічну карту здійснення кожної операції, виконання кожної процедури або реалізації кожного процесу за кожним із напрямків. Після цього організації визначать усі прогалини, вади та вузькі місця за результатами проведеного за кожним із напрямків оцінювання. Після цього вони нададуть докладні рекомендації щодо усунення/виправлення всіх прогалин, вад і недоліків, виявлених за кожним із напрямків управління фінансами.
- Кожна з відібраних організацій надасть детальне роз’яснення методології своєї роботи. При проведенні оцінювання відібрана організація (організації) має провести співбесіди з посадовими особами, що відповідають за управління фінансами, та ключовими зацікавленими сторонами, кабінетне дослідження документів за різними напрямками (в тому числі, випадкової вибірки виписок із банків, платіжних документів тощо), а також виконати безпосереднє спостереження за здійсненням операцій, процедур і процесів. Організації повинні визначити додаткові методики, якими вони керуватимуться при проведенні оцінювання.
- Кожна з організацій надасть список своїх ключових керівників, штатних працівників та членів робочої групи з оцінювання, а також підтвердження кваліфікаційного рівня та досвіду всіх членів робочої групи.
- Кожна з відібраних організацій складе звіт, у якому буде повністю документально зафіксовано результати оцінювання (українською та англійською мовами). Після схвалення програмою «ДОБРЕ» Звіту про оцінку ці організації представлять свої спостереження та висновки відповідним посадовим особам ОТГ. Для цього, можливо, доведеться також провести публічну презентацію в громаді.
Відібрані організації проведуть оцінювання в усіх ОТГ-партнерах. Це означає, що вони зможуть негайно розпочати роботу в 25 ОТГ-партнерах (обрані громади першого раунду відбору) — поточний список ОТГ-партнерів подано в додатку 1. Оцінювання в наступних 25 ОТГ-партнерах (громади-партнери другого раунду відбору) може розпочатись у травні 2017 року. Оцінювання в решті 25 ОТГ-партнерах (громади-партнери третього раунду) може розпочатись протягом 30 днів після визначення складу таких ОТГ. Програма «Ґлобал Ком’юнітіз» надішле організаціям письмові повідомлення про результати визначення ОТГ-партнерів третього раунду. Програма «Ґлобал Ком’юнітіз» передбачає, що на виконання кожної з оцінок знадобиться 90 днів.
- Тривалість, строки, місцезнаходження
Загальний графік здійснення заходів за категоріями представлено на схемі нижче. Він має суто орієнтовний характер, причому строки реалізації деяких передбачених ним заходів можуть бути зміщені з урахуванням місцевих графіків та доступності працівників ОТГ, викладачів «ДОБРЕ» та партнерів із проведення навчання. Програма «ДОБРЕ» проведе для всіх зацікавлених сторін у кожній із областей орієнтаційний семінар, на якому буде представлено заходи з надання допомоги, а також визначено остаточні графіки та цикли навчання. Короткий огляд та орієнтовний графік заходів програми «ДОБРЕ» подано нижче:
- Критерії відбору організацій з ОУФ
Програма «ДОБРЕ» здійснить процес відбору виконавців оцінювання управління фінансами наприкінці лютого та на початку березня 2017 року на умовах дотримання таких принципів:
- Відбір має здійснюватись у прозорий та конкурентний спосіб за чіткими критеріями та з застосуванням об’єктивної системи оцінювання.
- Відібрана організація має продемонструвати свою присутність, свій потенціал і свою спроможність надати відповідну послугу об’єднаним територіальним громадам-партнерам в тих областях, де реалізовується програма «ДОБРЕ».
- Заявлена або продемонстрована місія відібраної організації узгоджуватиметься з метою програми «ДОБРЕ», що полягає у впровадженні прозорих та ефективних систем бюджетного планування та управління фінансами, підвищенні довгострокової стабільності та розбудові довіри серед громадян, а також наданні громаді змоги вимагати від органів місцевого самоврядування посилення відповідальності за управління фінансами.
Організації мають заповнити й подати форму заявки та шаблон бюджету з долученими до них усіма необхідними підтвердними документами у встановлений термін до 10 березня 2017 року.
Оцінювання: оцінювання та відбір виконавця ОУФ здійснюватимуться за якістю документів, поданих у складі пропозиції, а також на підставі продемонстрованих спроможностей у таких сферах:
- підтвердження знань або попереднього досвіду діяльності у сфері місцевого самоврядування, особливо у сфері управління фінансами та бюджетного планування (20 балів);
- підтвердження знань або попереднього досвіду діяльності у сфері децентралізації (10 балів);
- підтвердження досвіду проведення оцінювання та досліджень (10 балів)
- ефективна методологія оцінювання (10 балів)
- спроможність у сфері лідерства та управління, організаційна структура, фахівці (10 балів)
- показники попереднього співробітництва з організаціями-донорами, управління проектами, управління фінансами проектів (5 балів)
- потенціал забезпечення стійкого розвитку (5 балів)
- строки виконання робіт (10 балів)
- бюджет (20 балів)
Відбіркова комісія «ДОБРЕ» у складі експертів «ДОБРЕ» розгляне та оцінить усі заявки, що надійшли, та оберуть організацію (організації) з найвищим балом. Залежно від запропонованих строків програма «ДОБРЕ» може відібрати для виконання робіт не одну, а кілька організацій. Програма «ДОБРЕ» перевірятиме відгуки інших донорів або колишніх замовників щодо діяльності відібраних заявників-фіналістів відбору.
- Процес подання заявок
У додатку до цього запрошення до подання заявок долучено повну форму заявки та шаблон для складення бюджету, що мають бути заповнені та надіслані в установлений строк.
При поданні заявки відповіді мають підтверджуватись документацією, в тому числі, історією реалізації проектів/реалізацією грантів, зразками результатів робіт, біографічними довідками (CV) штатних працівників та осіб, що залучатимуться на договірній основі, а також відгуками донорів чи інших організацій, із якими співпраця здійснювалась раніше.
Просимо надати бюджет вашої пропозицій відповідно до додатку «Бюджет Пропозиції» у дол. США. Для калькуляції бюджету просимо використовувати офіційний курс НБУ.
Всі оплати за запрошенням RFP 0014 будуть здійснюватися в гривнях (відповідно до актуального курсу НБУ). Global Communities – міжнародна організація, що звільнена від оплати ПДВ на митній території України. Організація надасть необхідні сертифіковані копії документів програми та організації виданих Міністерством Економічного Розвитку та Торгівлі України для забезпечення процесу звільнення від ПДВ.
Авторизований географічний код для даного запиту – Код 110, що позначає наступні країни: Україна, Сполучені Штати, незалежні країни колишнього СРСР, або країна, що розвивається, за виключенням будь-яких країн, товари з котрих знаходяться під забороною. Перелік країн, що розвиваються, ухвалений USAID можна отримати за цим посиланням:
http://www.usaid.gov/policy/ads/300/310maa.pdf
Перелік країн, товари котрих знаходяться під забороною, можна отримати за цим посиланням:
https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/1864/310mac.pdf
Додаткові інструкції: Заявка буде доступною в https://uacrisis.org/uk/decentralization/, http://gurt.org.ua/, http://www.prostir.ua/, та на інших платформах. Просимо надіслати всі необхідні документи електронною поштою на адресу dobreprocurement@globalcommunities.org зі словами “FMA_DOBRE_найменування_організації-заявника” в темі електронного листа.
Просимо подати заявку та всі підтвердні документи в електронній формі в термін до 17 березня 2017 року. Перевага віддаватиметься заявкам, що надійдуть у встановлений строк. Фіналістів відбору буде відібрано та повідомлено до 31 березня 2017 року.
Усі питання, що виникатимуть, просимо надсилати на адресу «ДОБРЕ» електронною поштою за адресою dobreprocurement@globalcommunities.org в термін до 03 березня 2017 року із темою листа «RFP 0014: QA».
[load link=”https://uacrisis.org/wp-content/uploads/2017/03/RFP-0014.zip”]
