Мати власний сайт та публікувати там головні документи громади зобов’язує закон. Проте хтось робить це «для галочки», а хтось – шукає оновлень та намагається не тільки публікувати, а й справді інформувати.
Успішні кейси громад-партнерів Програми USAID DOBRE доводять, що зробити сайт громади популярним та ефективним – абсолютно можливо. Саме завдяки таким успіхам Музиківська громада Херсонської області та Старосалтівська громада з Харківщини стали взірцевими в розвитку ІТ-напрямку серед колег.
Чи сайти громад, створені за сприяння Програми USAID DOBRE, відрізняються від платформ старих зразків? Як взірцевим громадам вдалося популяризувати свої онлайн-ресурси? Та як ІТ-стратегія може допомогти місцевому економічному розвитку?
Чим нові сайті відрізняються від старих?
Для розробки сайтів на DOSVIT ГО «Social Boost», ІТ-партнер Програми USAID DOBRE, працювала з 37 громадами щодо створення технічних вимог до платформи. Сім із них стали пілотними – вони створили та протестували перші сайти. Результатом спільної розробки є платформа з модульною системою. Це умовний відкритий магазин додатків, у якому громада підключає необхідні блоки та розділи без участі розробника. Приміром, якщо в адміністрації є вакансії – можна додати такий розділ. Вільних посад немає – цей блок громада може прибрати, аби не заплутувати гостя сайту порожнім розділом.
Завдяки такій системі вдалося оптимізувати інформаційну структуру сайтів громади, прибрати з них зайві блоки меню, максимально спростити, зробити зрозумілими для людей, говорить Катерина Борисенко, керівниця департаменту досліджень та розробки ГО «Social Boost».
«Старі сайті грішили величезними меню. Роками сайти обростали меню – ліворуч, праворуч, вгорі, а ще безліч банерів. Тому людині досить складно щось знайти. Часто, проєктуючи таке меню, адміністрація мислить категоріями своєї зручності й тим, як вони звикли працювати з документами. Наприклад, окремо – виконком, рада, рішення голови. Натомість людина може знати лише тематику документа, їй взагалі не відомо, хто його продукує. На DOSVIT немає цих меню – ми замінили їх лаконічною плиткою із основними розділами. До того ж, завдяки спеціальній пошуковій системі, людина може знайти потрібний документ лише за номером, ключовими словами, датою публікації тощо. Підбираючи функціонал, ми орієнтувалися на споживача, щоб сайт був зрозумілим інтуїтивно».
Усі документи на нових сайтах автоматично підв’язуються під тематичні сторінки. Таким чином, за словами Катерини Борисенко, вдалося мінімізувати кількість помилок, пов’язаних із версіями документу, скоротити час роботи модератора, який раніше завантажував по декілька копій.
Ще однією вагомою перевагою сайту на DOSVIT Катерина Борисенко називає об’єднання різних ресурсів на єдиній платформі. Окрім документів та новин, тут можна подати електронну петицію чи звернення, запропонувати коментарі до проєкту нормативного документу, переглянути закупівлі на Прозоро тощо.
«Десь місцевому самоврядуванню було навіть некомфортно, бо вони звикли сортувати документи за папками і номерами сесій. Тому нам доводиться довго пояснювати модераторам, чому на головній сторінці сайту, наприклад, не має бути величезного звернення голови громади на весь екран. Людина заходить на сайт умовно раз на тиждень. А звернення не змінюється багато років, і мешканці його напам’ять знають. У ключовому місці має бути важлива, найсвіжіша інформація. Зрештою, ключовим меседжем нашої розробки є те, що місцевому самоврядуванню необхідно повертатися обличчям до людей, коли вони хочуть комунікувати з ними».
Сайт замінив працівникам стоси електронних тек: кейс Музиківської громади
Музиківська громада Херсонської області має свій сайт із 2010 року. Ще одним інформаційним каналом для мешканців була друкована газета, яку місцева влада роздавала безкоштовно. Проте вимоги часу вносять свої корективи, і сьогодні люди йдуть по інформацію в інтернет, а паперовий вісник перестав бути ефективним, говорить Людмила Погрібна, секретар Музиківської сільської ради.
«Є вимоги законодавства, що зобов’язують публікувати перелік документів. Ми розуміли, що наш сайт для людей не зручний, і публікували все «бо треба». Але дуже хотіли ефективного інформування і на початку співпраці з Програмою DOBRE сказали про потребу в новому сайті. Ми хотіли знайти компроміс між владою і людьми, зрозуміти, як нам говорити про себе, як публікувати документи і не ускладнювати ці процеси, а робити все зрозуміліше і простіше».
Важливою перевагою нового сайту, створеного на платформі DOSVIT за сприяння Програми USAID DOBRE, є простота наповнення. Для Музиківської громади це було особливо важливо, адже вона не має власного ІТ чи інформаційного відділу. Контентом сьогодні керує секретар ради та керівник загального відділу. Сьогодні сайт налічує понад 4000 документів, кожен з яких легко знайти без знання номеру документа чи дати розгляду.
«Рішення сесії по земельних питаннях, наприклад, було складно знайти навіть на комп’ютері, якщо ти не пам’ятаєш, у якій теці що зберігається. На новому сайті рішення сесій земельних питань ми знаходимо за прізвищами. Це зручно і нам, і мешканцям, адже не треба пам’ятати, коли вони написали заяву чи отримали відгук ради. Достатньо знати власне прізвище».
Сайт став базою даних для внутрішньої роботи ради, говорить Людмила Погрібна. Лінки на сайт замінили необхідність пересилати прикріплені документи чи витрачати час на довгі пошуки документів на комп’ютері.
За жовтень 2020 року сайт громади відвідали 2 262 користувачі, це майже половина мешканців громади. За словами Людмили Погрібної, відгук людей на новий сайт позитивний.
«Перший період слідкувала за аналітикою, як люди реагують на новини. Зараз не слідкую, бо побачила тенденцію. Я вже розумію, як формувати контент, щоб між певними розважальними повідомленнями вставити щось важливе, щоб це побачили і прочитали. Досить мало людей цікавиться професійними технічними специфічними питаннями. Загалом людей цікавить, що хорошого сталося і чи розглянули їхню заяву, який результат розгляду. Тож ми стараємося зробити зручно для людей, а не просто виконувати дії «для галочки».
Старосалтівська громада: Ми не боїмося бути відкритими
Завдяки більш зручному сайту, місцева влада почала отримувати більше зворотнього зв’язку, говорить Костянтин Гордієнко, начальник загального відділу Старосалтівської громади Харківської області.
«Готуючи один із проєктів, ми отримали багато звернень щодо інших питань у громаді. Це дуже важливо. Ми готуємо стратегії, думаємо про глобальні речі, але не завжди можемо бачити проблеми, які турбують людей. Ми зараз більше спілкуємося з громадою, бачимо індикатори, куди треба звернути увагу і реагуємо на них. Це правильний напрямок розвитку через такий інструмент, як сайт».
Завдяки зручності люди стали частіше відвідувати сайт і шукати там документи. Завдяки цьому, каже Костянтин Гордієнко, громада стала більш відкритою.
«Ми намагаємося регулярно наповнювати сайт. Щотижня у нас щонайменше дві-три новини. Публікуємо те, що цікаво нашим громадянам. Подібні, відкриті для пошуку сайти, непотрібні тим, кому є що приховувати. Ми намагаємося повернутись обличчям до громади і бути прозорими, адже ці люди найняли нас на роботу, і з їхніх податків нам нараховують зарплату. Органи місцевого самоврядування повинні робити все, щоб покращити як рівень життя, так і якість послуги саме для мешканців громади».
Однією з перемог нової платформи адміністрація вважає можливість організувати на сайті електронне голосування за проєкти громадського бюджету. Завдяки цьому безперебійно вдалося реалізувати голосування і під час пандемії. Зрештою, від паперового голосування повністю відмовилися.
Як громадам використовувати ІТ-напрямок для економічного розвитку?
Катерина Борисенко, керівниця департаменту досліджень та розробки ГО «Social Boost», говорить, що громади почали ставити дуже влучне питання: як ІТ може допомогти у економіці. Для цієї цілі експерти рекомендують розробляти та, звісно, реалізовувати ІТ-стратегію – документ, що визначатиме, які напрямки стратегії розвитку можна втілити задопомогою технологій.
«Базою ІТ-стратегії мають бути підцілі стратегії розвитку, що підлягають автоматизації. Ті показники, які дозволяють автоматизацію, і які ви вважаєте актуальними у контексті ІТ, треба розписати в ІТ-стратегії через плани робіт. І найголовніше – вимірювальні індикатори. Якщо у вашій стратегії їх немає, то це не стратегія, а, можливо, маніфест, методичка».
Підхід до написання ІТ-стратегії універсальний, як для будь-якої стратегії. Вона має бути середньостроковою – оптимальний період до трьох років.
Покроковий каркас ІТ-стратегії:
- Аналітичний розділ – результати аудиту про поточний стан інформаційних систем, комп’ютерів, рівень покриття інтернетом. Необхідно провести SWOT-аналіз: Strengths (сильні сторони), Weaknesses (слабкі сторони), Оpportunities (можливості), Threats (загрози). Серед можливостей мають бути враховані діючі програми підтримки напрямку, зокрема, від міністерств, донорських програм тощо. Усе це разом є інструментарієм.
- Побудова дерева ключових цілей і задач. Спираючись на загальну стратегію соціально-економічного розвитку, потрібно виділити ключові напрями та конкретні цілі ІТ-стратегії. Прописати реалізацію кожної цілі, що супроводжується кількісним показником – KPI (Key Performance Indicator – показник успіху в певній діяльності), який має SMART-форму (специфічний, вимірний, досяжний, релевантний та обмежений у часі). Щоб це було можливо, громада на старті має розуміти, як буде рахувати показники та з якою частотою. Після запровадження стратегії відслідковувати показники потрібно хоча б раз на півроку, і звітувати про них раз на рік.
- Деталізований план досягнення цілей: хто відповідальний, скільки потрібно фінансування тощо.
- Резюме стратегії – для тих, хто не буде читати документ на 50 сторінок. Їм потрібна тільки фінальна витяжка.
«Для написання такої стратегії необхідна робоча група до 7 людей (оптимально 5), яка здатна взаємодіяти. Обов’язково має бути модератор, який володіє достатнім розумінням предмету, і може тримати групу, направляти її для досягнення результату, – говорить Катерина Борисенко. – Решта – пов’язані зі сферами, які ви будете описувати зі стратегії розвитку. Якщо ІТ буде стосуватися документообігу, освіти, то варто залучити керівників профільних відділів. Також члена молодіжної ради, що може представляти громадськість. В ідеалі варто запросити в групу хорошого драйвера на кшталт першого заступника. Важливо не робити головним по стратегії вузького ІТ-спеціаліста, інженера. Потрібна людина, що мислить стратегічно, а не лише ремонтує сервери».
Хороша проєктна команда – запорука якісної стратегії, яка обов’язково буде реалізована, вважає Катерина Борисенко. Якщо громада готова розвиватися з допомогою діджитал підходів та інструментів, бачить у цьому потенціал для соціальної та економічної сфери, то стратегія в галузі ІТ стане для неї значним кроком уперед.
Ольга Ткаченко, Український кризовий медіа-центр, програма USAID DOBRE
